Datenschutzkonforme Dokumente mit Videoinhalten

Mit StoryBox Rechtsunsicherheiten vermeiden

Erfolgreiche, agile Firmen setzen heute stark auf Videoinhalte, nicht nur für das Marketing, sondern auch für interne Prozesse oder Kunden-Angelegenheiten. Von der Firmenpräsentation, über Webinare bis hin zu Wissensdatenbanken - Videos sind ein gern genutztes Medium, da es viele Vorteile mit sich bringt. Es macht das Gesagte nahbarer, menschlicher, ist verständlich erklärt, minimiert die Fehlerquote, spart Zeit und ist insgesamt ansprechender und effektiver. Doch mit Videoinhalten geht in Unternehmen aufgrund neuer Datenschutzregelungen auch die Rechtsunsicherheit einher. Deutsche Großunternehmen wie 1&1, AOK und Sky mussten in der Vergangenheit bereits Strafen in Millionenhöhe zahlen, da sie Datenschutzregelungen nicht einhielten.

Ganz besonders bei Videos stehen Firmen oft vor der Herausforderung, die geltende Datenschutzverordnung (kurz DSGVO) vollständig zu berücksichtigen. Bei Inhalten wie Fotos oder Videos liegen nämlich die Persönlichkeitsrechte sowie das in Deutschland geltende Kunsturhebergesetz (KUG) zugrunde, das nun von der allumfassenden DSGVO abgelöst wird.

Begriffsdefinition: Die Datenschutzgrundverordnung

Die DSGVO ist seit 2016 ein in Deutschland geltendes Gesetz zum Schutz von Daten natürlicher Personen. Auch in anderen Ländern existieren solche Verordnungen, zum Beispiel in Form der GDPR in der Europäischen Union und LGPD in Lateinamerika. Das Gesetz regelt die Verarbeitung durch Unternehmen, Behörden und Vereine von personenbezogenen Daten. Hiermit gemeint sind Daten von beteiligten Personen wie Mitarbeitern und Kunden, aber auch von Bürgern des Staates. Das Gesetz soll die individuellen Persönlichkeitsrechte durch das Recht auf Zustimmung, Löschung usw. besser schützen.

Warum sind Videoaufnahmen in puncto Datenschutz so heikel?

Oftmals sind mehrere Personen in einem Video zu sehen - sei es für Firmen-Werbekampagnen, Social-Media-Posts oder interne Präsentationen. Denke dabei zum Beispiel an eine Videoaufnahme in einer belebten Straße für das Unternehmensvideo oder an Aufnahmen bei einer Firmenveranstaltung. Dabei ist nicht nur entscheidend, dass eine Person zu sehen ist, und somit die Grundregel §22 KUG greift, sondern dass damit auch die Verarbeitung von personenbezogenen Daten vorliegt (Gesetz Art. 4 Nr. 1 DSGVO), da Videos gepostet oder im Firmennetzwerk geteilt werden. Demnach ist die Zustimmung zur Aufnahme obligatorisch. Dabei gilt zudem: Auch wer nur durch ein Video läuft, ohne bewusst oder aktiv an der Aufnahme beteiligt zu sein, muss für das “Erscheinen” seine Einwilligung abgeben. Besonders bei einer Vielzahl von Personen im Video ist dies mit erheblichem Arbeitsaufwand verbunden.

Wie gehen Unternehmen bisher bei Videoaufnahmen mit dem Datenschutz um?

Am heikelsten ist, den Datenschutz nicht ernst zu nehmen. Oftmals gehen Projektleiter von Videokampagnen davon aus, dass die eigenen Mitarbeiter natürlich alle damit einverstanden sind, im Firmenvideo aufzutauchen. Oder aber, es herrscht fälschlicherweise die Annahme, dass nur die Sprecher eine Zustimmung erteilen müssen. Dies führt zu enormen Lücken im unternehmerischen Schutz von persönlichen Daten.

Werden Einwilligungen für Videoaufnahmen eingeholt, endet dies zudem nicht selten in Dokumentenwüsten. Die Dateien müssen unterzeichnet, sortiert und verwaltet werden. Bei Datenschutzprüfungen müssen sie zudem schnell auffindbar sein und der Beweispflicht nachkommen. Häufig erlebt man, dass die Dokumente nicht vollständig sind oder nicht vorliegen, wenn sie benötigt werden, was zu Datenschutz-Eklats führt, wie man an den Strafen von Big-Playern wie 1&1, Swiss Airline usw. erkennen kann. Denn beim Thema Datenschutz greifen Behörden mittlerweile hart durch.

So setzt StoryBox den Datenschutz für deine Business-Videos um

Mit StoryBox sind Videoaufnahmen stets datenschutzkonform! Jede Sequenz, die mit der StoryBox Video-App aufgenommen wird, verlangt nach einer Einwilligung von jeder zu sehenden Person. Dabei ersetzt die StoryBox-App schriftliche Dokumente, die zahlreiche Probleme mit sich bringen können.

So geht's: Innerhalb der App taucht eine entsprechende Erinnerung nach der Aufnahme auf, die auf das Hinzufügen der DSGVO-Konformität hinweist. Dabei stimmt die Person aber der Aufnahme nicht einfach nur zu, sondern von ihr wird die Einwilligung ebenfalls als Video aufgenommen. In der DSGVO-Sequenz ist eine kurze Anweisung zu finden, was die Person sagen muss, um als Unternehmen datenschutztechnisch abgesichert zu sein. Die DSGVO-Aufnahme wird anschließend im entsprechenden Videoprojekt gespeichert. So kann zu jedem einzelnen Clip der entsprechende Rechtsschutz eingehalten werden.

Im Rahmen des jeweiligen Videoprojektes ist außerdem der Bereich “Aufgezeichnete Zustimmungen” zu sehen. Dieser enthält alle aufgenommenen Einwilligungen zu den vorhandenen Sequenzen. Ist eine Datenschutzprüfung notwendig, ist sie in diesem Bereich leicht durchzuführen.

Fazit: Datenschutz mit StoryBox

• Keine Einwilligung bei Videosequenzen vergessen
• Kein verwalterischer Aufwand mit Dokumenten
• Kein Verlust von Einwilligungen
• Einheitlicher und umfangreicher Datenschutz bei Videoinhalten
• Digitalisierung der Inhalte, inklusive Einwilligung
• Jede Zustimmung durch Speicherung der Video-Einwilligung zentral in der Cloud beim jeweiligen Videoprojekt jederzeit und remote zugänglich

Du willst mehr sehen? Gerne zeigen wir dir bei einer Demo, wie der Datenschutz für deine Use Cases aussieht und mit StoryBox eingehalten werden kann.