Wissen ist Macht: moderne Video-Dokumentation von Know-How

Moderne Video-Dokumentation von Know-How

Fällt das Wort „Dokumentation“, denkt vermutlich jeder Mitarbeiter an ein anderes Szenario. Der eine verbindet damit die Schritt-für-Schritt-Dokumentation eines Prozesses, der andere eine Art Lösungssammlung bei Problemen. Für einen Dritten beinhalten Dokumentationen alles Fachwissen zu einem bestimmten Thema.

Ausnahmslos in jeder Branche und in jedem agilen, modernen Team sind Dokumentationen ein wichtiger Bestandteil der Unternehmensführung. Sie sind ein Element der internen und externen Kommunikation, da sie Wissen sammeln und vermitteln sollen. Dabei profitieren nicht nur inhouse verschiedene Parteien von der Wissensdokumentation. Auch außerhalb sind bestimmte Wissenssammlungen nützlich. Ein Beispiel hierfür sind Betriebsanleitungen oder Warnhinweise für Endkunden. In Deutschland sind bestimmte Dokumentationen durch die Gesetzgebung sogar obligatorisch.

Videos als Instrument der Wissenssammlung

Userfreundliche Dokumentationen bestehen nicht nur aus Text. Sie beinhalten agile Elemente wie Illustrationen, Animationen und auch Videosequenzen. Diese tragen zur Verbesserung der Kommunikation bei, da Inhalte verständlicher vermittelt werden können. 

Mit der StoryBox App kannst du folgende Use Cases in deiner Know-How Dokumentation abdecken:

Umfangreiche Technische Dokumentationen modernisieren

Technische Dokumentationen werden auch Produktdokumentationen genannt. Sie beinhalten alle produktspezifischen Informationen, wie zum Beispiel Anleitungen, Warnhinweise oder Ähnliches. Es wird zwischen der internen und externen Dokumentation unterschieden. 

Interne technische Dokumentation: Konstruktionszeichnungen, Prüfberichte etc.
Externe technische Dokumentation: Bedienungsanleitungen, Montage- oder Warnhinweise etc.

Die technical Documentation trägt zum sicheren Umgang mit einem Produkt und dessen Lebenszyklus bei. Sie reduziert zudem das Haftungsrisiko des Herstellers und sorgt für die notwendige Usability. Gerade beim Punkt Benutzerfreundlichkeit sind herkömmliche Dokumentationen häufig verbesserungswürdig. Jeder kennt es: Man sitzt vor einer seitenlangen Bedienungsanleitung und verbringt mehr Zeit damit, diese zu entziffern, statt das Produkt zum Laufen zu bringen. Häufig entscheidet sich der User dann, sein Glück ohne Anleitung zu versuchen, was nicht selten zu Defekten oder Unfällen führt.

So hilft die Videokommunikation mit StoryBox: Mit der Videokommunikation im Rahmen deiner technischen Dokumentationen kannst du den internen und externen Prozess der Know-How-Sammlung verbessern und das Spektrum an Dokumentationen um digitale Hinweise erweitern. Sorge dafür, dass Informationen klarer formuliert und besser aufgenommen werden. Weise bei kleinteiligen Geräten, komplizierten Verfahren oder umfangreichen Installationen nicht nur schriftlich, sondern auch bildlich auf Einzelheiten hin. Erweitere etwaige Illustrationen oder Animationen um Videos. Der klare Vorteil: Zeige im Video wovon du sprichst und vermeide so trockene, seitenlange technische Abschriften.

Schutz und Weitergabe von (Fach-)Wissen garantieren

Wissen ist Macht, deshalb ist das Know-How in einem Unternehmen das wichtigste Gut. Wenn Mitarbeiter die Firma verlassen, die Abteilung wechseln oder einfach mal im Urlaub sind, ist der Schutz und die Weitergabe ihres Wissens und vor allem ihres Fachwissens essenziell für ein reibungsloses, produktives Tagesgeschäft. Der Abgang von (Fach-)Wissen kann nämlich finanzielle Einbußen nach sich ziehen, zum Beispiel weil deine anderen Mitarbeiter wertvolle Ressourcen in die Suche nach Antworten, Reparaturen oder Anpassungen investieren müssen.

So hilft die Video-Kommunikation mit StoryBox: Sorge mit der StoryBox Video-App für lückenloses Wissensmanagement, um kostspielige Wissenssilos oder das Wegbrechen von Wissen vorzubeugen. Ermögliche deinen Mitarbeitern kurze Videobotschaften aufzunehmen, die asynchron und remote vom gesamten Team aufgerufen werden können. Der Knowledge Transfer bzw. die Kommunikation deiner Mitarbeiter entspricht so den heutigen Standards in erfolgreichen und agilen Unternehmen. Durch Speicherung in der Cloud können deine Teams jederzeit und von überall auf die Daten zugreifen und du sicherst eine umfangreiche Wissensdatenbank in deiner Organisation.

Prozessdokumentationen zeitsparend aufsetzen

Bist du in der Lage jeden Prozess deines Tagesgeschäfts im Detail zu erläutern? Vermutlich nicht, denn implizites Wissen (verinnerlichtes Können) ist in Unternehmen weit verbreitet, vor allem, wenn Mitarbeiter lange zur Firma gehören. Gerade deshalb ist die Process Documentation aber so wichtig, um das implizite Wissen festzuhalten und die Weitergabe von Wissen zu ermöglichen bzw. die firmeninterne Kommunikation zu verbessern. Dabei sollte die Dokumentation von langwierigen Prozessen schnell, einfach und gut verständlich sein, was mit herkömmlichen Textdokumenten leider nur selten der Fall ist. 

So hilft die Video-Kommunikation mit StoryBox: Spare mit Videoinhalten Zeit bei der Erstellung deiner Prozessdokumentationen. Zudem erhält nicht jeder Mitarbeiter eine einzelne Einweisungen in deine Prozesse, sondern alle können asynchron und remote das Video anschauen. Werden zudem Veränderungen an einem Prozess vorgenommen, kannst du mittels Videosequenz in der entsprechenden Dokumentation die interne Kommunikation verbessern. Auch bei der Einstellung von neuen Mitarbeitern können diese deutlich schneller ins Tagesgeschäft einsteigen, da sie jeden Prozessschritt kennenlernen und nachvollziehen können, und das zu jedem Zeitpunkt ihres Onboardings.

Fazit

Mittels StoryBox-Videoinhalten in deiner Know-How Dokumentation sorgst du dafür, dass:

• Wichtige, umfangreiche, technische Dokumente an Agilität gewinnen
• Dein Wissensmanagement lückenlos ist und keine kostspieligen Wissenssilos oder Ausfälle im Tagesgeschäft auftreten
• Neue Mitarbeiter durch aktive Wissensvermittlung schneller ins Tagesgeschäft eingeführt werden
• Mitarbeiter zügiger und besser dokumentieren oder über Veränderungen informiert werden

StoryBox ist die SaaS-Lösung, um kollaborativ Unternehmensvideos ohne externe Hilfe schnell, einfach und unabhängig von Ort und Zeit zu erstellen und zu teilen. Ein unverzichtbares Tool für hybride Arbeitsplätze.