Preboarding mit Video sorgt für Vertrauen

Du hast einen geeigneten Kandidaten für eine vakante Stelle gefunden und auch er oder sie hat sich für dich als neuen Arbeitgeber entschieden? Super! Jetzt ist der Aufbau einer guten, vertrauensvollen Beziehung essenziell für eine erfolgreiche Zusammenarbeit. Unternehmen investieren viele Ressourcen in die Rekrutierung der talentiertesten und geeignetsten Arbeitnehmer auf dem Markt. Jedoch muss nach der Vertragsunterschrift nicht gegeben sein, dass die Zusammenarbeit automatisch so reibungslos läuft, wie es die Kompatibilität auf dem Papier zu versprechen scheint.

Egal, ob Praktikant, Trainee oder Fachkraft – Mitarbeiter wollen gesehen und gehört werden und sich mit dem Unternehmen verbunden fühlen. Und das noch vor dem ersten Arbeitstag! Immerhin kündigen laut einer Studie von softgarden fast 20 Prozent innerhalb der ersten 3 Monate. Grund dafür? Eine unzureichende Einarbeitung. Ein ausgereiftes Preboarding (und Onboarding) mit Fokus auf die Erschaffung einer menschlichen Verbindung kann hier stark entgegenwirken.

Jobeinstieg mal anders: Vorsprung für das Unternehmen, Vertrauen für den Angestellten

Wenn zwischen Unterzeichnung des Arbeitsvertrags und Antritt des Jobs mehrere Wochen oder auch nicht selten mehrere Monate liegen, sollte bereits diese Zeit produktiv im Interesse des Unternehmen und Angestellten genutzt werden. Video hat sich dabei bereits als vielversprechendes Medium in zahlreichen Unternehmen und ihrem Preboarding-Prozess etabliert.

Potenzielle Kontaktpunkte sind zum Beispiel die Unterzeichnung oder Akzeptanz von zusätzlichen Formularen zum Thema Datenschutz, Sicherheit oder das Abonnement des Newsletters, aber auch der erste Login in relevante Portale. Erfolgreiche Preboardings dauern 1-4 Wochen. Auf administrativer Seite sorgt dies innerhalb des Unternehmens für ein geringeres Stresslevel und weniger Workload, da es den Einstellungsprozess neuer Kollegen entzerrt. Personalverantwortliche verschaffen sich quasi selbst einen Vorsprung. Für den neuen Angestellten hingegen ist es ein Vertrauensbeweis und fördert die Begeisterung für die zukünftigen Aufgaben, da man sich bereits einen ersten Überblick verschaffen kann. Außerdem räumt das Onboarding Zweifel aus dem Weg und liefert Antworten auf wichtige Fragen - im Idealfall noch bevor diese vom Arbeitnehmer gestellt werden müssen.

Denkbar sind auch Einladungen zu Treffen, wie zum Beispiel zum gemeinsamen Teamlunch oder einem Teamevent. Diese Kontaktaufnahme mit dem zukünftigen Kollegen hat den klaren Vorteil, dass bereits vom ersten Tag der Unternehmenszugehörigkeit an eine persönliche Verbindung aufgebaut und so auch die Bindung zum Unternehmen gestärkt wird. Außerdem steigert dies die Vorfreude auf die neuen Teammitglieder und Vorgesetzten und trägt dazu bei, das die Unternehmenskultur bereits früh aktiv gelebt wird.

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Best-Practices: So sieht das Preboarding mit Video aus

Versende eine Video-Message direkt nach der Vertragsunterschrift

Feier gebührend euren Neuzugang und zeige in Form einer kurzen Video-Message, wie sehr du auf das Talent des neuen Angestellten baust und dich über seinen Einstieg freust. 

So könnte eine erste Videonachricht aussehen:

• Der Recruiter bedankt sich für die erfolgreiche und sympathische Gesprächszeit und gratuliert zur neuen Stelle
• Der Teamleiter, das Team und/oder die Geschäftsführung heißen den Mitarbeiter willkommen
• Man teast bereits weitere Video-Messages mit zusätzlichen Informationen an

Wichtige Informationen und Praktisches mitteilen

Verschicke wichtige Links für deine Neuzugänge nicht in Textwüsten, sondern filme zusätzlich zur schriftlichen Version kurze, knackige aber ansprechende Preboarding-Videos.

Zum Beispiel zum Thema:

• Hausordnung
• Dresscode
• Organigramm
• Anfahrt & Parken
• Software und Hardware
• Mittagspause, Restaurants etc. 

Teile zudem noch vor Vertragsantritt deinem neuen Mitarbeiter mit, wie der erste Tag oder die erste Woche in eurem Unternehmen aussehen wird. Das nimmt die Nervosität und klärt Unsicherheiten auf beiden Seiten.

Steigere die Motivation

Gebe Einblick in euer Miteinander und beweise, dass die Unternehmenskultur nicht nur ein theoretischer Gedanke ist, sondern tatsächlich gelebt wird. Das sorgt für entsprechende Motivation auf der Arbeitnehmerseite und bestätigt aufgrund der Wertschätzung den Angestellten darin, den richtigen Arbeitgeber gewählt zu haben.

Eine Videobotschaft könnte zum Beispiel so aussehen:

• Das gesamte Team stellt sich vor
• Man zeigt den zukünftigen Arbeitsplatz
• Man filmt das Team beim Lunch oder anderen gemeinsamen Aktivitäten

Der Vorteil mit Video

Auch wenn ein schriftliches Preboarding mit vielen E-Mails gute Ergebnisse erzielt, ist ganz besonders die Verwendung von Videobotschaften im Preboardingprozess ein Erfolgbooster! Da der neue Kollege ein vertrautes Gesicht sieht (den Personalverantwortlichen) und weitere wichtige Mitarbeiter (das Team, den Vorgesetzten) kennenlernt, fühlt er sich in seiner Entscheidung bestärkt. Zudem machen bekannte Gesichter den tatsächlichen Einstieg am ersten Arbeitstag viel einfacher. Videomessages übertragen dabei aufgrund von Mimik, Gestik und Sprache weitaus mehr Emotionen als Texte, die den Menschen als emotionales Wesen auch besser erreichen.