Die Vorstellung neuer Mitarbeiter wird oftmals im Unternehmen vergessen. Wenige Tage vor dem ersten Arbeitstag erhält der Mitarbeiter eine E-Mail mit den Worten: “Melde dich um 07:00 Uhr bei Hr. Meyer aus der Personalabteilung”. Das reicht natürlich nicht. Einen ersten guten Eindruck machen Unternehmen, wenn sie ihre neuen Mitarbeiter richtig vorstellen.

Unternehmen sollten neuen Mitarbeitern den Start erleichtern

Die Tinte unter dem Arbeitsvertrag ist trocken und der erste Arbeitstag rückt immer näher. Fragen wie: „Wie läuft mein erster Tag ab, komme ich mit den Kollegen gut zurecht und bei wem melde ich mich eigentlich?“ treiben den Puls bis zum Anschlag. 

Das Gefühl kennt wahrscheinlich jeder, der schon mal zu einem neuen Job angetreten ist: Morgens angekommen, gucken einen die neuen Kollegen erst einmal verdutzt an. Keinem war bewusst, dass heute ein neuer Mitarbeiter das Team erweitert.

Wir bewegen uns mittlerweile auf einem Arbeitnehmermarkt, auf dem Unternehmen überzeugen müssen. Laut Statistiken kündigen bis zu 20 % der neuen Mitarbeiter ihren neu geschlossenen Arbeitsvertrag innerhalb von 45 Tagen wieder.

Experten sind der Meinung, dass eine Vorstellung der Mitarbeiter das Commitment erhöhen und die Eingliederung verbessern kann. Grund genug, um sich damit auseinanderzusetzen, wie Unternehmen neue Mitarbeiter vorstellen können.

Die richtige rechtzeitige Planung der Mitarbeiter-Vorstellung

Um neue Mitarbeiter schnell zu integrieren, ist die frühzeitige Planung ihrer Vorstellung essenziell. Die Zeiten, in denen jemand einfach das Büro mit den Worten „Hallo, mein Name ist XY und heute habe ich meinen ersten Arbeitstag“ beginnt und keiner so richtig weiß, wer für denjenigen zuständig ist, sind längst vorbei. Dennoch stellt sich natürlich die Frage: Wann beginnt der Prozess der Eingliederung eigentlich?

In der Praxis verschicken die Unternehmen wenige Tage vor dem ersten Arbeitstag eine E-Mail. Darin befinden sich wichtige Informationen wie Ansprechpartner, Startzeitpunkt etc. Vielleicht erhält der Mitarbeiter im Anhang auch bereits ein kurzes Vorstellungsvideo seines zukünftigen Teams. 

Gleichzeitig kann die HR-Abteilung via Steckbrief am Schwarzen Brett oder per Rundmail bereits dem Team ihren neuen Kollegen vorstellen. Hierbei ist anzumerken, dass die Maßnahmen je nach Unternehmen unterschiedlich gehandhabt werden.

Am ersten Arbeitstag heißt es dann Händeschütteln und das neue Teammitglied lernt die einzelnen Teammitglieder kennen. Hier kann beispielsweise die HR-Abteilung oder sogar der Geschäftsführer den neuen Mitarbeiter vorstellen und ihn gleichzeitig mit seinen Kollegen und dessen Aufgaben bekannt machen. 

Bei Remote-Mitarbeitern gestaltet sich dies etwas schwieriger, hier können Unternehmen entweder auf Videovorstellungen oder Zoom-Meetings setzen. Generell ist es selbstverständlich auch wichtig, sich selbst ein wenig vorzustellen und nicht alles einem anderen zu überlassen, vielleicht mit einem kleinen Video?

Größere Unternehmen hingegen verfügen sehr oft über eine Vielzahl an unterschiedlichen Teams – hier kommt eine Gruppenvorstellung ins Spiel. Die einzelnen Teams können sich via Video im Intranet vorstellen, sodass der Mitarbeiter auch einen Einblick über seine Kollegen außerhalb des eigenen Teams erfährt. 

Kunden, Geschäftspartner und die Öffentlichkeit erfahren entweder per Rundmail oder über den Social-Media-Auftritt des Unternehmens von dem neuen Mitarbeiter.

Mögliche Inhalte für die Mitarbeiter-Vorstellung

Hintergrund des neuen Mitarbeiters: Welchen beruflichen Background hat der neue Mitarbeiter und wie kann er dem Team zukünftig unter die Arme greifen? Bei der Mitarbeiter-Vorstellung sollte hier gezielt die fachliche Expertise hervorgehoben werden und welche Stärken dieser mit einbringt. Dies kann beispielsweise durch die Darstellung vergangener Projekte und Erfolge geschehen.

Persönliche Einblicke: Ein Einblick in das Privatleben macht den neuen Kollegen nahbarer. Vielleicht kickt er genauso gerne wie Hr. Meyer das runde Leder regelmäßig über den Rasen oder hat er ein Faible für die unterschiedlichsten Wanderrouten Deutschlands? Interessen, Hobbys und besondere Fähigkeiten sollten definitiv in die Vorstellung einfließen. So können vielleicht bereits erste Kontakte geknüpft werden, was selbstverständlich die Integration vorantreibt.

5 moderne Best Practices & Ideen zur Umsetzung

Wie sich beispielsweise ein Team seinen neuen Kollegen per Video vorstellen könnte, zeigt das Unternehmen TrendyOne. Im Video ist zu sehen, wie ein Mitarbeiter mit seinem Fahrzeug auf dem Parkplatz des Unternehmens parkt. Sobald der Protagonist aussteigt, radelt ihm gleich der erste Kollege entgegen. Es ist Christian S. alias „der Technik-Begeisterte“.

Der Protagonist übertritt als Nächstes die Türschwelle des Unternehmens und begegnet auf dem Weg zu seinem Arbeitsplatz allen möglichen Teamkollegen, die er durch ein eingeblendetes Textfeld im Video vorstellt. So wird beispielsweise aus Max R. der „Strippenzieher“ und der Auszubildende Akin K. wird zum „Ehren(Runden)mann". Alle Personen werden mit Namen, Nickname, Eintrittsjahr und besetzter Stelle vorgestellt.

Doch wenn es in der Praxis darum geht, neue Mitarbeiter in ein Unternehmen zu integrieren, fehlt es oftmals an der richtigen Vorgehensweise. Diese Aussage wird auch von einer Studie untermauert.

Laut einer StepStone-Studie haben die teilnehmenden 13.000 Fach- und Führungskräfte eine klare Meinung zu dem Thema. Denn 50 % der Befragten gaben an: Ihrer Meinung nach wird zu wenig unternommen, um neue Mitarbeiter ordentlich willkommen zu heißen.

Weitere Erkenntnisse aus der Studie:

• 29 % der neuen Mitarbeiter werden von Arbeitskollegen vorgestellt
• 19 % wird direkt von der HR-Abteilung begrüßt
• 4 % fühlten sich in den ersten Tag isoliert, da ihre Eingliederung nicht ordentlich vorbereitet wurde

Es herrscht also durchaus Nachholbedarf, wenn es um die Vorstellung neuer Mitarbeiter geht, und zwar dringend! Das gleich aus mehreren Gründen. Normalerweise verbringt das Team täglich 8 Stunden von montags bis freitags am Arbeitsplatz. Sie unterhalten sich über das leckere Abendessen am Vortag und arbeiten zusammen an unterschiedlichen Projekten – jeder möchte sich willkommen und wohlfühlen. 

Es gibt jedoch noch weitere Punkte, die darlegen, warum die Integration neuer Mitarbeiter so wichtig ist:

• Bessere soziale Eingliederung
• Motivierter Start
• Förderung der Unternehmenskultur
• weniger Fluktuationen
• Stärkung des Unternehmensimage

Im Nachfolgenden stellen wir dir 5 Best Practices vor, wie eine Vorstellung neuer Mitarbeiter aussehen könnte.

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#1: Nutze Videos, um neue Mitarbeiter vorzustellen

Geht es um die Vorstellung eines neuen Mitarbeiters, sind Videos wohl das Nonplusultra! Generell sind sie aktuell das meistgefragte Format, um Informationen zu vermitteln. Sie machen die Person hinter der Linse nahbarer und vermitteln Emotionen besser, als es jeder Text oder jedes Bild könnte. Für unser Vorhaben gibt es zwei Optionen: die Unternehmensvorstellung seitens des Teamleiters oder der Geschäftsführung und die Selbstvorstellung des neuen Kollegen.

Unternehmensvorstellung seitens des Geschäftsführers oder Teamleiters: Ein kleines Begrüßungsvideo des Geschäftsführers oder des Teamleiters schafft Vertrauen beim neuen Mitarbeiter. In diesem Video sollte der Protagonist ein paar Worte über sich, die Unternehmenswerte & -ziele und das zukünftige Team verlieren. So erhält der Mitarbeiter einen direkten Einblick, mit wem er es zukünftig eigentlich zu tun hat.

Beispiel für den Aufbau eines Begrüßungsvideos:

1. Begrüßung: Zu Beginn stellt der Protagonist sich kurz mit seinem Namen sowie ein paar Worten zu seinem Werdegang im Unternehmen vor und heißt den neuen Mitarbeiter herzlich willkommen.
2. Unternehmenswerte & -ziele: Hier spricht derjenige kurz über die wichtigsten Werte im Unternehmen und welche Ziele es für die Zukunft anstrebt.
3. Aufgaben & künftige Zusammenarbeit: Als Nächstes lernt der neue Mitarbeiter einen Teilbereich seiner zukünftigen Aufgaben kennen, welche Ansprechpartner für ihn zuständig sind und wie die zukünftige Zusammenarbeit aussieht.
4. (Optional) Teamvorstellung: Im Anschluss holt der Protagonist die einzelnen Teammitglieder vor die Kamera. Diese können kurz und knackig ein paar Worte über sich erzählen und den neuen Mitarbeiter willkommen heißen.
5. Vorstellungsvideo des neuen Mitarbeiters: Selbstverständlich möchte auch das Team wissen, wer zukünftig ihre Crew erweitert! In einem Vorstellungsvideo kann der neue Mitarbeiter kurz ein paar Worte über sich erzählen, beispielsweise, wer er ist und wieso er sich auf die Stelle beworben hat. In diesem kurzen Video haben die Teammitglieder die Chance, bereits im Vorfeld ihren neuen Kollegen kennenzulernen. Wichtig: Um bereits ein paar Sympathiepunkte zu landen, sollte ein Hauch persönlicher Witz nicht fehlen.

Beispiel für den Aufbau eines Vorstellungsvideos:

• Ein paar persönliche Worte: Nach einem kurzen „Hallo“ sollte der neue Mitarbeiter ein paar Worte über sich (Name, Alter, Wohnort etc.) an das Team richten, bevor er einen Einblick in seine berufliche Laufbahn gibt.
• Unterstützung: Hier ist vor allem die fachliche Expertise gefragt! In diesem Abschnitt sollte erklärt werden, wie der Mitarbeiter sein zukünftiges Team mit seinem Wissen unterstützen kann.
• Ein Blick in das Privatleben: Ein Punkt, mit dem er Sympathiepunkte bei seinen zukünftigen Arbeitskollegen gewinnt. Hier geht es darum, ein wenig über Hobbys oder persönliche Interessen zu sprechen. Vielleicht gibt es jemanden im Team, der sich mit demselben Hobby die Zeit vertreibt.

Tipp: Storybox bietet seinen Nutzern vorgefertigte Templates, die einem durch den kompletten Video-Onboarding-Prozess neuer Mitarbeiter führen. Hochauflösende Videos lassen sich problemlos mit dem iPhone erstellen und die Bearbeitung kann entweder auf der Smartphone-App oder dem Desktop durchgeführt werden.

#2: Vorstellung auf Slack – einfach automatisieren?

Slack ist besonders bei größeren Unternehmen mit mehreren Standorten eine gute Wahl! Es ist ein Kommunikationstool, welches nicht nur die Vorstellung neuer Mitarbeiter, sondern auch über den Slackbot die Einarbeitung erleichtert. 

HR-Abteilungen können auf dem Slack-Channel des Unternehmens auf freundliche und informative Art den neuen Mitarbeiter vorstellen – beispielsweise über einen Steckbrief oder Video. So erfährt jeder im Unternehmen, unabhängig vom Standort, von dem neuen Teammitglied.

Über Slack lassen sich außerdem automatische Begrüßungsnachrichten erstellen, in denen der Mitarbeiter sofort grundlegende Informationen wie Ansprechpartner oder Links zu wichtigen Dokumenten erhält. 

Der integrierte Slackbot kann dem neuen Teammitglied automatisiert einfache Fragen beantworten, Erinnerungen senden, auf Dokumente verweisen oder sogar kleine Tutorials durchführen. Ideale Voraussetzungen für einen einfachen Einstieg in das neue Arbeitsumfeld.

#3: Moderne E-Mails mit lustigen Bildern

Heutzutage ist es im Unternehmen gang und gäbe, neue Mitarbeiter per E-Mail vorzustellen. Das hat vor allem den Vorteil, mit einem geringen Zeitaufwand eine große Zielgruppe zu erreichen. 

Dennoch müssen wir anmerken, dass sich die Art und Weise der E-Mails verändert hat. Die jüngere Generation dominiert zunehmend den Arbeitsmarkt, woraufhin formelle E-Mails teilweise fehl am Platz sind. Kreativität ist gefragt!

Anstatt nur Buchstaben aneinanderzureihen, sollten Unternehmen auch auf lustige Bilder oder GIFs setzen, die den neuen Mitarbeiter auf humorvolle Weise darstellen – vielleicht, während er gerade eine lustige Grimasse beim Fußballspielen zieht. So sind die Lacher direkt auf seiner Seite, wodurch ihm die ersten Sympathiepunkte garantiert sind.

Beispiel für eine Vorstellungsmail an das Team:

„Liebe Kollegen,

wir freuen uns, euch unseren neuen Kollegen, Max Mustermann, vorzustellen! Max wird uns mit all seiner Expertise im Bereich Marketing unterstützen und frische Ideen mitbringen.

Schaut mal, wie Max seine Freizeit verbringt – vielleicht findet ihr ja ein gemeinsames Hobby!

[Foto von Max beim Fußballspielen]

Also liebe Crewmitglieder: Lasst uns Max herzlich willkommen heißen und ihm den Einstieg so angenehm wie möglich machen!

Beste Grüße

HR-Team“

Beispiel für eine Begrüßungsmail an den neuen Mitarbeiter:

„Hallo Max,

wir freuen uns, dich als Mitglieder unserer [Unternehmensname]-Crew willkommen zu heißen! Wir sind begeistert, dich in unserem Team zu haben und freuen uns darauf, gemeinsam die Unternehmensziele anzuvisieren.

Hier sind ein paar wichtige Informationen, damit dein erster Tag so reibungslos wie möglich verläuft:

• Dein erster Ansprechpartner ist Anna Müller, unsere HR-Managerin
• Dein Arbeitsplatz befindet sich im dritten Stock, Raum 305
• Bitte bringe deinen Personalausweis und deine Bankdaten für die Gehaltsabrechnung mit

Wir sehen uns am Montag um 9 Uhr. Solltest du vorher noch Fragen haben, melde dich gerne bei uns.

Beste Grüße

HR-Team“

#4: Mitarbeiter-Vorstellung auf Facebook, Instagram & Co

Laut einer Statistik der IHK setzen in Deutschland circa 53 Prozent aller Unternehmen auf einen Social-Media-Account. Unternehmen, die selbst einen Social-Media-Kanal besitzen, sollten also auch ihre Follower über den neuen Mitarbeiter informieren.

Oftmals verfolgen nämlich auch aktiv Kunden und Geschäftspartner die betrieblichen Social-Media-Kanäle. Wie sieht eine Vorstellung eines neuen Mitarbeiters auf Facebook, Instagram & Co. aus?

Die HR-Abteilung könnte beispielsweise am ersten Tag ein Interview mit ihrem neuen Kollegen per Video festhalten, um den Followern einen Einblick zu geben, wer das neue Crewmitglied eigentlich ist. Alternativ können die HR-Abteilung ein gemeinsames Foto mit dem Mitarbeiter schießen und dies mit einem ansprechenden Text auf der Plattform posten.

#5: Bekanntgabe in einem regelmäßig erscheinenden Newsletter

Diese Möglichkeit zielt eher darauf ab, allen anderen Mitarbeitern (außerhalb des Teams) von dem neuen Crewmitglied zu berichten. Denn zahlreiche Unternehmen geben monatlich oder vierteljährlich einen firmeninternen Newsletter heraus. In dieser Rundmail kann die HR-Abteilung einen Steckbrief oder ein kurzes Vorstellungsvideo des neuen Mitarbeiters anheften. So erfahren auch alle anderen Teams und auch die Arbeitnehmer an anderen Standorten von dem Firmenzuwachs.

Wirksame Strategien zur Steigerung des Engagements

Eine der begehrtesten Strategien, um das Engagement zu steigern, ist die direkte Einbindung des bestehenden Teams. Bestehende Mitarbeiter könnten im Vorfeld Videos aufnehmen, in denen sie beispielsweise von den folgenden Aspekten berichten:

• Erfahrungen des ersten Arbeitstags
• Wer ihnen geholfen hat, sich schnell ins Team zu integrieren
• Welche Probleme ihnen anfangs Bauchschmerzen bereitet haben
• Tipps & Tricks, was sie heute anders machen würden als damals
• allgemeine Tipps für den Einstieg

Das hilft den neuen Mitarbeitern evtl. dabei, erste Fehler zu vermeiden und er fühlt sich wahrscheinlich mehr verstanden. Gleichzeitig ist es ratsam, kurze Videoclips zu erstellen. In diesen können bestehende Teammitglieder sich und ihr Aufgabengebiet im Unternehmen vorstellen. Dies hilft neuen Mitarbeitern, Gesichter mit Namen zu verknüpfen und ein Gefühl der Vertrautheit zu entwickeln, bevor sie überhaupt ihren ersten Arbeitstag antreten.

Besonders hilfreich sind auch sogenannte Live-Q&A-Sessions. Gerade vor und auch während der ersten Arbeitstage schwirren einem viele Fragen durch den Kopf. Nicht jeder fasst all den Mut zusammen und durchlöchert daraufhin seine Führungskraft mit all den Fragen. 

Sinnvoll wäre es deshalb, nach wenigen Tagen oder Wochen eine Live-Q&A-Session einzuführen. Entweder vor Ort im Meetingraum oder per Microsoft-Teams können Fragen beantwortet und Missverständnisse frühzeitig aus dem Weg geräumt werden.

Online- und Offline-Kommunikationskanäle und -Formate nutzen

Bei der Vorstellung neuer Mitarbeiter solltest du dich nicht nur auf einen Kommunikationskanal verlassen. Vielmehr sollte es eine Kombination aus zwei oder drei Kanälen sein. Die Gründe liegen darin, dass du mit einem einzigen Kanal nicht die gesamte Zielgruppe erreichst. 

Kunden und Geschäftspartner hätten beispielsweise keinen Zugriff auf die internen Newsletter und bei einer ausschließlich persönlichen Vorstellung würden die Mitarbeiter außerhalb des Teams nichts von dem neuen Crewmitglied erfahren.

Gängige Kommunikationskanäle sind:

• Unternehmenswebsite
• interne Newsletter
• Social Media
• persönliche Vorstellung im Unternehmen

Dasselbe gilt auch für die gewählten Formate. Du kennst es vielleicht selbst: Du schaust dir ungemein gerne Videos an, aber um Blogbeiträge machst du einen großen Bogen. Bei der Vorstellung neuer Mitarbeiter sollte das Unternehmen deshalb auf kreative Formate wie Videos, Blogbeiträge, Bildergalerien und persönliche Nachrichten setzen.

Rechtliche Aspekte in der Übersicht

• Speicherung persönlicher Daten unterliegt den DSGVO-Bestimmungen.
• Bilder- und Videoaufnahmen nur mit Einwilligung der beteiligten Mitarbeiter (Art. 6 Abs.1 lit. a DSGVO i. V. m. § 26 Abs.2 BDSG)
• Einwilligung zur Datenerhebung muss vorliegen

Fazit zur Vorstellung von neuen Mitarbeitern

Neue Mitarbeiter möchten sich vom ersten Tag an im Unternehmen wohlfühlen. Die ersten Schritte in diese Richtung werden bereits vor dem ersten Arbeitstag getätigt. 

Hierbei geht es nicht nur darum, sie an ihrem ersten Tag willkommen zu heißen, sondern auch darum, sie langfristig in das Team zu integrieren und ihnen den Einstieg so einfach wie möglich zu gestalten. Dreh- und Angelpunkt des Ganzen ist die gezielte Mitarbeitervorstellung auf verschiedenen Kommunikationswegen.

Doch nicht nur das neue Crewmitglied sollte sich vorstellen, sondern auch das bestehende Team selbst. Die einfachste und authentischste Art und Weise sind Videos. In diesen bekommen beide Seiten einen direkten Einblick darin, wie sich der neue Mitarbeiter beziehungsweise die Teammitglieder verhalten. 

Generell ist davon auszugehen, dass sich die Teamkommunikation in Zukunft vermehrt auf das Videoformat festlegen wird. Dass durchaus noch Handlungspotenzial in der Vorstellung neuer Mitarbeiter besteht, hat die StepStone-Studie bewiesen.

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